Sběrné e-maily a automatické předzpracování dokladů
Faktura přijde do vaší schránky, vy ji přepošlete na sběrný e-mail a je to. Bookeepio doklad automaticky vytěží, předzpracuje a zařadí. A hlavně: celou dobu vidíte, které doklady jste poslali a v jakém stavu zpracování právě jsou.
Žádné přihlašování, nahrávání a formuláře. Dodavatel vám pošle fakturu, vy ji přepošlete na svou sběrnou adresu. Deset sekund, hotovo. Některé služby umožňují taky nastavit fakturační email rovnou, poradíme vám které.
Systém z dokladu sám přečte částky, data, dodavatele i položky a připraví ho ke zpracování pro účetní. Rutinu dělají počítače a vaše účetní se věnuje tomu, co vyžaduje odborný úsudek. Všechny doklady kontrolujeme, skoro žádné nepřepisujeme.
Každý přijatý doklad je okamžitě evidovaný. Konec dohadování, jestli se faktura „někde cestou ztratila“. Vše má svůj stav: přijato, duplicita, odmítnuto nebo zpracováno. Okamžitě tak vidíte, jak doklad putuje ke konečnému zaúčtování.
U běžné účetní kanceláře pošlete doklady a pak jen doufáte. V Bookeepio máte přehled: vidíte, jaké doklady jste nám odeslali, které jsou zpracované a kde přesně se každý z nich právě nachází. Nemusíte se ptát, nemusíte čekat na odpověď a stav si zkontrolujete sami, kdykoli v naší vlastní aplikaci.
Systém automaticky detekuje faktury, které by mohly být duplicitní. Pokud jde o stejný soubor, duplicitu vyřadíme rovnou. V případě stejných čísel dokladů vše kontrolujeme, aby k žádné chybě nedošlo. Vy navíc všechny vyřazené doklady vidíte a máte nad nimi kontrolu.
Jakmile vše zaúčtujeme, v přehledu vidíte původní fakturu. Dokážete tak rychle zkontrolovat, že je vše v pořádku.
Například cesta-hruska-mic-vaše-firma@bookeepio.cz. Používáme kombinaci náhodných českých slov. Někdy z toho vyjdou vtipné kombinace, ale o to lépe se to pamatuje. A zároveň se to nedá moc uhádnout.
Ručně, pravidlem ve schránce, nebo ji rovnou dáte dodavatelům. Do zprávy navíc můžete psát poznámky pro účetní, jak s dokladem zacházet.
A v aplikaci sledujete stav každého z nich až do zaúčtování. Pokud něco vyřadíme, vidíte hned proč.
Vyzkoušejte si naše sběrné emaily a předzpracování dokladů v praxi. V dohodnutém termínu vám ukážeme celou cestu dokladu od e-mailu po zaúčtování. Nebo nám rovnou napište poptávku a rádi vše do detailu probereme.